Tietosuojailmoitus

TIETOSUOJAILMOITUS

1. KEITÄ ME OLEMME
Rexel Finland Oy (0980994-9), Varastokatu 9 (PL360), 05800 Hyvinkää (”me”, ”meitä”) innovatiivinen sähkömateriaalin jakelija Suomessa. Tarjoamme laajan valikoiman asiakaslähtöisiä ratkaisuja sähkömateriaalin jakeluun ammattilaisasiakkaillemme, energiasäästöratkaisuja rakennuksiin ja teollisuuteen sekä uusiutuvan energian ratkaisuja. Toimimme henkilötietojasi käsitellessämme sovellettavan lain, mukaan lukien Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen
mukaisesti rekisterinpitäjänä. Olemme siten vastuuvelvollisia omasta tai puolestamme tehdystä henkilötietojesi käytöstä.

2. SITOUMUKSEMME
Tietosuojan varmistaminen on sinun ja meidän välisten luotettavien liikesuhteiden perusta. Suhtaudumme siten yksityisyyteesi vakavasti harjoittaessamme liiketoimintaa verkkokauppojemme kanavilla tai myymälöissämme.
Tietosuojailmoitus selittää sinulle, kuinka keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi.
Voimme päivittää sitä ajoittain ja julkaisemme uuden version verkkosivustollamme. Tämä ilmoitus päivitettiin viimeksi 6.6.2018.

3. MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME
Annat meille joitakin henkilötietojasi ollessasi vuorovaikutuksessa kanssamme jollakin myyntikanavallamme, esimerkiksi lähettäessäsi tietojasi Rexelin asiakastilin luomiseksi tai ottaessasi meihin yhteyttä tiedustellaksesi jotain. Saamme joitakin niistä rekisteröimällä, kuinka käytät verkkosivustojamme tai sovelluksiamme, esimerkiksi käyttämällä evästeiden kaltaisia tekniikoita.
Huomaa, että käsittelemme vain sinulta kerättyjä asiaankuuluvia tietoja tarjotaksemme sinulle tarvitsemasi tuotteet tai palvelut.
Sinä hallitset sitä, mitä henkilötietoja käsittelemme. Kun sinua pyydetään antamaan henkilötietoja, voit kieltäytyä. Jos kuitenkin päätät olla antamatta jonkin tuotteen tai palvelun tarjoamiseen tarpeellisia henkilötietoja, emme ehkä pysty tarjoamaan kyseistä tuotetta tai palvelua.
Henkilön tunnistus: etu- ja sukunimesi, sukupuolesi ja allekirjoituksesi.
Yhteystiedot: työsähköpostiosoitteesi, työpostiosoitteesi, työpuhelinnumerosi ja muut vastaavat yhteystiedot, kuten toimitusosoite.
Käyttäjätilitiedot: tilisi luontipäivämäärä, tilin numero, käyttäjätunnus, tilin salasanat ja todentamiseen ja tilille pääsyyn käytetyt suojaustiedot.
Sopimuksesi tiedot, kun teet sopimuksen kanssamme palvelun-/tuotteentarjoajana tai asiakkaana: liikesuhteemme käsittelyyn tarpeelliset tiedot.
Taloudelliset tiedot: tiedot, jotka ovat tarpeen maksusi käsittelyyn, jos teet ostoksia, kuten pankkitilisi tai luottokorttisi tiedot.
Maksupalveluntarjoajamme käsittelevät luottokorttinumerot, päättymispäivät ja maksuvälineeseesi liittyvän turvakoodin. Jos haet luottotiliä, keräämme tietosi luottoluokituksen ja kynnysarvojen arvioinnin teettämiseksi luottotietotoimistoilla.
Ostokset: tiedot pyytämistäsi hintatarjouksista ja tekemistäsi tilauksista ja ostoksista. Jos sinulla on tili meillä, säilytämme myös tiedot saldostasi ja mahdollisista myöhästyneistä maksuista.
Sijaintitiedot: tiedot toimitusosoitteista ja yhteystietojesi hallinta.
Vuorovaikutuksesi kanssamme: meille lähettämiesi viestien, sähköpostien, kirjeiden tai puhelujen sisältö, kuten palaute ja kirjoittamasi tuotearviot, tai kysymykset tai tiedot, joita annat asiakastukea varten. Kun otat meihin yhteyttä, puhelinkeskusteluja voidaan seurata ja tallentaa osana suhteemme kehittämistä.
Kameravalvonta: Jos menet sisään toimipisteisiimme tai muihin Rexelin rakennuksiin, turvakameramme voivat tallentaa kuvasi. Rexel käsittelee suoraan joitakin kameravalvontalaitteitamme, kun taas kolmannen osapuolen toimittaja seuraa muita kameroita. Poistamme valvontakameratallenteet säännöllisesti, ellei niitä käsitellä väitetyn rikoksen tai vaaratilanteen tutkinnassa.

4. MIKSI KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJA
Käytämme henkilötietojasi hoitaaksemme liikesuhdettamme kanssasi. Tähän sisältyy:
- myynti
- tuotteidemme ja palvelujemme kehittäminen
- markkinointi (hakemisto, uutiskirjeet, suoramarkkinointi, profilointi)
- kanta-asiakasohjelmat (kortit, tapahtumat, kilpailut, arvonta)
- ulkoinen viestintä
- laillisten velvoitteiden noudattaminen
- oikeustoimet
Lisätietoja on seuraavissa osioissa.

4.1 Myynti
Käytämme henkilötietojasi suorittaaksemme olennaisia liiketoimintoja, kuten:
• Tuotteidemme ja palvelujemme tarjoaminen: käytämme henkilötietoja tilaustesi vastaanottamisesta, toimituksesta ja laskutuksesta niiden maksun
perintään.
• Tilin avaus ja saatavienhoito: käytämme henkilötietojasi tilisi tilaukseen ja käyttöönottoon, sopimustesi hallintaan ja luottorajojen myöntämiseen.
• Maksutapahtumat: jaamme maksutiedot pankeille ja muille yhteisöille, jotka käsittelevät maksutapahtumia tai tarjoavat muita rahoituspalveluja.
• Myynninjälkeinen asiakaspalvelu ja tuotepalautukset: käytämme henkilötietojasi tuotetakuun käyttöönotosta tilauksen yhteydessä, asiakasvaateen
ja/tai tuotepalautuksen vastaanotosta, kirjauksesta ja hallinnasta vaateen raporttitiedoston käsittelyyn saakka.
• Asiakastuki: käytämme henkilötietojasi tiedusteluihisi vastaamiseen ja tuotteidemme ja palvelujemme myynnin seurantaan.

4.2 Tuotteidemme ja palvelujemme kehittäminen
Käytämme henkilötietoja
• kyselytutkimusten suorittamiseen tai palautteesi pyytämiseen tuotteistamme ja palveluistamme: käytämme vastauksiasi ja avustuksiasi näihin
laadunvalvontaan ja tuotteidemme ja palvelujemme kehittämiseen
• verkkosivustojemme ja sovellustemme käyttösi ja vastaustesi viesteihimme analysoimiseen tarjoamiemme tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi
• kirjan pitämiseen toiminnoistamme ja palveluistamme, joihin voi kuulua kanssasi vaihdettuja tai sinua koskevia viestejä.

4.3 Markkinointi
Käytämme henkilötietoja
hakemistoon: voimme perustaa yhteystietoluettelon asiakkaista/mahdollisista asiakkaista
uutiskirjeisiin: voimme lähettää sinulle uutiskirjeitä tuotteistamme ja palveluistamme
suoramarkkinointiin: voimme lähettää sinulle viestejä (myös sähköpostitse ja tekstiviestitse) meidän ja kolmansien osapuolten tarjoamista tuotteista ja palveluista, joiden uskomme kiinnostavan sinua (esimerkiksi, koska ne liittyvät muihin tuotteisiin ja palveluihin, joita olet ostanut tai joihin olet osoittanut kiinnostusta) Voimme myös jakaa henkilötietosi muille Rexel Groupin yhtiöille markkinointitarkoituksiin. Tähän voi liittyä nimesi, puhelinnumerosi ja sähköpostisi jakaminen, jotta kyseiset yhtiöt voivat ottaa sinuun yhteyttä tarjotakseen sinulle tuotteita tai palveluja.
mukautettu sisältö: voimme käyttää henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle mukautettua sisältöä ja mainoksia
kanta-asiakasohjelma (kortit, tapahtumat, kilpailut, arvonta): voimme ottaa sinut mukaan kanta-asiakasohjelmiin tilauksesi tai osallistumisesi johdosta ja tarjota sinulle erikoispalkintoja.

Vaikket suostu mihinkään näistä markkinointitoimista, voit kuitenkin yhä saada palautepyyntöjä, kyselytutkimuksia ja muita asiakastukiviestejä meiltä.
Voit perua suostumuksesi näihin markkinointitoimiin milloin tahansa tai kieltäytyä vastaanottamasta palautepyyntöjä ja kyselytutkimuksia käyttämällä tiliäsi verkkosivustollamme, vastaamalla markkinointisähköpostiin tai käyttämällä alla osiossa Kuinka käytät oikeuksiasi olevia yhteystietoja.

4.4 Ulkoinen viestintä
Käsittelemme henkilötietojasi kertoaksemme sinulle
- energiamarkkinoista
- tapahtumistamme tai innovatiivisista tuotteistamme ja palveluistamme
- yritysstrategiastamme, hallinnostamme tai arvoistamme.

4.5 Laillisten velvoitteidemme noudattaminen
Käsittelemme tai jaamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille esimerkiksi seuraavanlaisten sovellettavien lakien niin vaatiessa:
- verolaki
- kirjanpitolaki
- petostentorjuntalaki
- luottoriskin vähentämistä koskeva laki
- vakuutuslaki
- henkilöstölaki
- laillisten velvoitteidemme noudattaminen

4.6 Riidat ja oikeudenkäynnit
Voimme käsitellä henkilötietojasi
- mahdollisten tai todellisten riitojen ratkaisemiseksi
- laillisten oikeuksiemme puolustamiseksi
- vastataksemme oikeuskäsittelyihin
- vastataksemme toimivaltaisen lainvalvontaviranomaisen pyyntöihin
- ja yleisemmin suojataksemme oikeuksiamme, yksityisyyttämme, turvallisuuttamme tai omaisuuttamme.

4.7 Oikeusperuste
Rexel kerää, käyttää ja luovuttaa henkilötietojasi kaikkiin näihin tarkoituksiin, kunhan siihen on oikeusperuste. Oikeusperusteita ovat seuraavat syyt:
Koska tarvitsemme niitä toimeenpannaksemme sopimuksen tai ryhtyäksemme toimiin solmiaksemme sopimuksen kanssasi. Esimerkiksi toimittaaksemme
tilaamasi tavarat. Voimme myös kerätä tietojasi, koska olet pyytänyt meitä ryhtymään toimiin ennen kuin solmit sopimuksen kanssamme, esimerkiksi pyytäessäsi meitä antamaan hintatarjouksen.
Koska tarvitsemme niitä lain noudattamiseksi. Joissakin tapauksissa meidän on säilytettävä tietosi, koska laki pakottaa meidät tekemään niin. Esimerkiksi yleisen turvallisuuden varmistamiseksi, verokysymyksiä varten jne.
Koska olet suostunut siihen. Esimerkiksi, kun täytät paperi- tai verkkolomakkeita ja päätät antaa meille tietosi.
Koska se on oikeutettu etumme. Esimerkiksi petosten torjumiseksi jne. Kun käsittelemme tietojasi tällä perusteella, varmistamme aina, että tasapainotamme etumme pitämällä tiedot oikeuksiesi ja kohtuullisten odotustesi puitteissa.

5. TIETOJESI JAKAMINEN JA SUHTEEMME MUIHIN OSAPUOLIIN
Jaamme henkilötietosi suostumuksellasi, jos se on tarpeen johonkin kappaleessa Miksi käytämme henkilötietoja luetelluista tarkoituksista.

5.1 Palveluntarjoajat
Jakaessamme henkilötietosi tarjoajille johonkin kappaleessa Miksi käytämme niitä luetelluista tarkoituksista.
Kumppaniyritystemme on noudatettava tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksiamme, eivätkä ne saa käyttää meiltä saamiaan henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen.

5.2 Kauppatoimittajat
Tietoja ostoksista voidaan luovuttaa liikekumppaneillemme, joilta olet ostanut tuotteen tai palvelun, esimerkiksi toimitustarkoitukseen ja tuotteen saatavuuden selvittämiseen.

5.3 Muut Rexel Groupin yhtiöt
Voimme jakaa joitakin henkilötietojasi muille Rexel Groupin yhtiöille. Nämä yksiköt toimivat puolestamme, ja me pysymme vastuussa siitä, kuinka ne käyttävät henkilötietojasi näihin tarkoituksiin. Kun kyseessä on siirto Euroopan talousalueen ja Sveitsin ulkopuolelle, varmistamme, että asianmukaisiin toimenpiteisiin ryhdytään henkilötietojesi suojaamiseksi.

5.4 Muut vastaanottajat
Voimme myös luovuttaa henkilötietosi seuraaville tahoille:
• viranomaiset tai sääntelyelimet
• oikeustoimiin osalliset osapuolet, kuten asianajajat, vaatimuksen esittäjät, vastaajat jne., laillisten oikeuksiemme puolustamiseksi tai
käyttämiseksi.

6. KANSAINVÄLISET YLEISET HENKILÖTIETOJEN SIIRROT
Tapauksissa, joissa voimme joUtua siirtämään henkilötietosi Suomen ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, toteutamme kaikki vaaditut menettelyt saadaksemme tarpeelliset takuut näiden siirtojen turvaamiseksi.

7. TIETOJESI SÄILYTYS
Säilytämme henkilötietosi niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoitusten saavuttamiseksi. Säilytysaika vaihtelee henkilötietojen eri tyyppien mukaan, koska se riippuu
• liiketoiminnallisesta tarpeesta säilyttää henkilötiedot
• sopimusperusteisista ja liikekumppaneiden vaatimuksista
• lakisääteisistä vaatimuksista (tietosuoja, vakuutus, verotus, henkilöstöhallinto jne.)
• tietosuojaviranomaisten julkaisemista säännöistä ja suosituksista.
Rexel voi säilyttää joitakin henkilötietoja tämän ajan päätyttyä, esimerkiksi mahdollisten riitojen ja meneillään olevien tai mahdollisten oikeudenkäyntien ratkaisemiseksi, arkiston ylläpitämiseksi palveluistamme ja muutoin noudattaaksemme laillisia velvoitteitamme ja puolustaaksemme laillisia oikeuksiamme.

8. TIETOJESI TURVALLISUUS
Tarkastamme säännöllisesti tieto- ja viestintäjärjestelmissämme käytettävät tekniset ja organisatoriset turvatoimet mukauttaaksemme ne sinuun kohdistuviin riskeihin ja ehkäistäksemme henkilötietojesi menetyksen, väärinkäytön ja luvattoman muuttamisen.
Sinä vastaat verkkosivustomme käyttämiseen käyttämäsi salasanan pitämisestä salassa. Emme pyydä sinulta salasanaasi muulloin kuin kirjautuessasi verkkosivustollemme.
Meitä ei voida pitää vastuussa mistään vahingosta, joka voi aiheutua verkkosivustomme käytöstä, mukaan lukien vahinko tai virus, joka voi saastuttaa tietokonelaitteesi tai jonkin muun resurssin.
Vaikka olemme kaikin tavoin pyrkineet varmistamaan verkkosivustomme sisältämien tietojen luotettavuuden, emme ole korvausvastuussa virheistä, puutteista tai tuloksista, joita voidaan saada, välittää, välittää edelleen tai kerätä käyttämällä näitä tietoja.
Erityisesti hypertekstilinkkien käyttö käydessäsi verkkosivustollamme voi johtaa sinut muille, kolmansien osapuolten verkkosivustoille päästäksesi hakemiisi tietoihin. Emme hallitse näitä palvelimia emmekä vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen tietosuojakäytännöistä.

9. OIKEUTESI
Voit käyttää kaikkia rekisteröidyn oikeuksiasi. Sinulla on oikeudet

Tiedonsaantiin. Sinulla on oikeus tietää, säilytämmekö sinua koskevia henkilötietoja, saada kopio sinua koskevista säilyttämistämme henkilötiedoista sekä muita tietoja siitä, kuinka käsittelemme niitä.

Pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisua ja joissakin tilanteissa pyytää meitä poistamaan henkilötietosi tai rajoittamaan niiden käyttöämme tai muutoin vastustaa henkilötietojesi käsittelyämme suoramarkkinointitarkoituksiin tai nimenomaiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.

Vastustaa henkilötietojesi käyttöä joihinkin tarkoituksiin (esim. markkinointitarkoitukseen).

Rajoittaa. Sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käyttöämme joissakin tilanteissa, esimerkiksi tutkiessamme valitusta, että sinusta säilyttämämme henkilötiedot ovat virheelliset (ehdollisesti).

Pyytää henkilötietojesi poistamista (ehdollisesti).

Siirtoon. Sinulla voi soveltuvin osin olla oikeus saada kopio meille antamistasi henkilötiedoista tai saada kopio niistä lähetetyksi toiselle yhtiölle (koneellisesti luettavassa muodossa).

Perua suostumus, jonka olet antanut henkilötietojesi käyttöön, milloin tahansa. Tähän kuuluvat suostumukset vastaanottaa suoramarkkinointiviestejä (katso osio Miksi käytämme henkilötietoja, kappale Markkinointi).

10. Evästeet
Eväste on pieni tiedosto, joka tallennetaan tietokoneellesi käydessäsi verkkosivustolla. Se on erityisesti suunniteltu keräämään tietoja selauksestasi verkkosivustolla ja lähettämään sinulle yksilöllisiä palveluja. Tietokoneellasi Internet-selaimesi hallitsee evästeitä.
Käytämme evästeitä auttamaan sinua selaamaan verkkosivustoamme tehokkaasti ja suorittamaan tiettyjä toimintoja, mm. verkkosivuston liikenneanalyysiä.
Evästeet voivat myös tunnistaa sinut seuraavalla kirjautumiskerrallasi ja tarjota sinulle mieltymyksiisi ja kiinnostuksesi kohteisiin mukautettua sisältöä.
Jotkin evästeet voivat kerätä henkilötietoja, esimerkiksi käyttäjätunnuksesi kaltaisia paljastamiasi tietoja, tai seurata sinua merkityksellisemmän mainossisällön tarjoamiseksi.

Kuten useimmat verkkosivustot, tämä verkkosivusto käyttää evästeitä, jotka voidaan luokitella seuraavasti:

- Ehdottoman tarpeelliset evästeet: nämä evästeet ovat olennaisia verkkosivustomme oikealle toiminnalle.
- Toiminnallisuusevästeet: näitä evästeitä käytetään käyttökokemuksesi parantamiseen ja yksinkertaistamiseen. Ne voivat esimerkiksi tallentaa tietoja aiemmin tekemistäsi valinnoista tai muistaa salasanasi.
- Analytiikka- ja suoritusevästeet: näitä käytetään sisäisiin tarkoituksiin, jotta voimme tarjota sinulle paremman käyttökokemuksen, esim.
verkkosivuston suorituksen arviointiin tai erilaisten rakenteellisten ideoiden testaamiseen verkkosivustoa varten. Kolmannen osapuolen tutkimusyhtiöt
suorittavat usein nämä palvelut puolestamme, joten nämä evästeet voivat olla kolmannen osapuolen asettamia.
- Kohdennetut ja mainosevästeet: näitä evästeitä käytetään merkityksellisen ja mukautetun sisällön tarjoamiseksi (mukaan lukien mainossisältö) sinulle sekä tuon sisällön tehokkuuden arviointiin. Tämä sisältö voidaan tarjota meidän verkkosivustoillamme tai kolmannen osapuolen verkkosivustolla.
Työskentelemme usein kolmansien osapuolten kanssa tämän sisällön tarjoamiseksi, joten jotkin näistä evästeistä voivat olla kolmannen osapuolen asettamia.

Kaikki tällä verkkosivustolla käytetyt evästeet on selostettu alla.

EHDOTTOMAN TARPEELLISET EVÄSTEET

Evästeen tyyppi Evästeen nimi Evästeen tarkoitus

TOIMINNALLISUUSEVÄSTEET

Evästeen tyyppi Evästeen nimi Evästeen tarkoitus

ANALYTIIKKA- JA SUORITUSEVÄSTEET

Evästeen tyyppi Evästeen nimi Evästeen tarkoitus

KOHDENNUS-/MAINOSEVÄSTEET
Evästeen tyyppi Evästeen nimi Evästeen tarkoitus

Evästeitä koskevaa asetusta voi muuttaa milloin tahansa. Muuttamalla Internet-selaimesi parametreja (napsauta selaimesi Ohje-painiketta nähdäksesi, kuinka tehdä se) voit saada varoituksen ennen evästeiden hyväksymistä tai yksinkertaisesti kieltää ne, mutta jälkimmäisessä tapauksessa et ehkä pysty käyttämään tiettyjä verkkosivustomme toimintoja.
Jokaisen selaimen konfigurointi on erilainen. Alla olevat linkit näyttävät menettelyn kullekin selaimelle.
- Internet Explorer
- Chrome
- Mozilla Firefox
- Safari

Muista myös, että jos käytät eri tietokoneita eri paikoissa, sinun on varmistettava, että jokainen selaimesi on määritetty haluamiesi evästeasetusten mukaan.

11. KUINKA KÄYTÄT OIKEUKSIASI
Lähettääksesi meille pyyntöjä käyttää yllä lueteltuja oikeuksia tai saadaksesi lisätietoja niistä voit joko
- käyttää yleistä tiedustelulomaketta, joka on saatavissa osoitteessa www.rexel.com
- tai käyttää alla olevia yhteystietoja.

Konsernin tietosuojavastaava (Group Data Protection Officer)
E-mail: tietosuoja@rexel.fi